殺手級開源 Groupware 方案 Kolab Groupware 實戰

個人訊息管理

接下來開始要進入到用戶端相關的活用技巧指引了。只要有 Kolab 的使用者帳戶,就可以登入到它內建的訊息協同合作網站,來使用各項很棒的功能。以本文的實作為例,只要在網址列輸入以下 URL,便會開啟 Kolab 用戶網站。
http://kolab.lab03.com/roundcubemail/
登入的名稱可以選擇輸入 UID 或是主要的 Email,點選「登入」(圖12)。

圖12:登入 Kolab 用戶網站。
圖12:登入 Kolab 用戶網站。

登入 Kolab 用戶網站後,建議先來建立個人郵件資料夾,以做為未來重要郵件的分類使用。開啟設定頁面,在選取「資料夾」時,可看到目前所有資料夾清單,包括了可能已經建立的企業共用資料夾(圖13)。在點選新增小圖示,就可以來設定新資料夾的名稱,以及它所隸屬的資料夾節點,然後選擇資料夾的類型,在此我們選擇 Mail 並點選「儲存」。建立各分類資料夾後,就可在「更多」選單點選「建立郵件規則」,以便能夠讓未來特定條件的來信,可以自動進入到預先指定好的分類資料夾(圖14)。在「建立新篩選器」頁面(圖15),可以直接針對剛剛挑選的那封Email,設定想要套用的條件,分別是主旨、寄件者、收件者。

圖13:個人資料夾管理。
圖13:個人資料夾管理。

 

圖14:Email 功能選單。
圖14:Email 功能選單。

 

圖15:建立新篩選器。
圖15:建立新篩選器。

接下來可設定篩選器名稱,以及更細部的多重條件判斷。最後在決定所要執行的動作,像是將信件移至或複製到指定的分類資料夾。當然也可以選擇將特定的來信,直接轉寄或是謹寄送副本給指定的其他收件者,點選「儲存」(圖16)。設定好郵件規則後,寄一封 Email 試試郵件規則是否有生效。在此筆者除了設定了符合條件的寄件者與收件者之外,還特別上傳了幾個附件檔案,然後也將「需要已讀回執」以及「投遞狀態通知」兩個選項勾選了(圖17)。成功寄送 Email 後,將會立即收到投遞狀態通知(圖18)。此通知由目標的 Mail Server 系統所自動回覆,因此可以確認這封 Email 已經進入到了該郵件系統。

圖16:規則條件與動作設定。
圖16:規則條件與動作設定。

 

圖17:Email 寄送測試。
圖17:Email 寄送測試。

 

圖18:Email 投遞狀態通知。
圖18:Email 投遞狀態通知。

緊接著當收件者收到這封 Email 之時,將收到已閱讀通知的確認訊息,一旦點選了「確定」則寄件者將會收到已閱讀通知,這項通知訊息是完全由收件者來決定的(圖19)。繼續來到收件者的分類資料夾之中,便可以看到剛剛所收到的 Email 訊息,內容中若有夾帶相片的附件檔案,則可以先在內容之中(圖20)。當點選任一預覽的相片圖示時,將會開啟完整檢視畫面(圖21),進行檔案下載、列印或是保存。

圖19:Email 回執提示。
圖19:Email 回執提示。

 

圖20:閱讀 Email 內容。
圖20:閱讀 Email 內容。

 

圖21:相片檔檢視。
圖21:相片檔檢視。

值得注意的是,保存某一封 Email 時,不會保存至內建的資料夾之中,而是直接下載到本機電腦,檔案格式可讓未來的任一種 Email 收發軟體都可以開啟。只要在選取該 Email 之後,再點選位在「更多」下拉選單中的「下載(.eml)」即可(圖22)。對於一些部門或小組共用的信箱,要讓所有相關成員都可以直接在自己的界面中來進行存取,就必須先進入到該信箱的網站上,然後在「設定」的 Delegation 節點頁面中,來新增所要開放存取的對象,並且指定所要開放的資料夾(圖23)。完成了信箱資料夾的授權設定之後,被授權的使用者就可以在「設定」的頁面中,從資料夾的節點內勾選任何被授權的資料夾,然後再回到信箱主頁面之後,就可以檢視與存取這一些資料夾內容了(圖24)。

下載 Email 檔案。
下載 Email 檔案。

 

圖23:信箱授權設定。
圖23:信箱授權設定。

 

圖24:存取授權信箱資料夾。
圖24:存取授權信箱資料夾。

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *