殺手級開源 Groupware 方案 Kolab Groupware 實戰

會議與資源管理

行事曆是訊息協同合作中的一項重要功能,而行事曆事件的建立則與資源預約功能相互關聯。關於 Kolab 行事曆的各項功能,可以說設計的相當不錯。首先在行事曆的管理部分,它除了內建提供了主要與生日行事曆之外,使用者還可以建立新的行事曆,來做為不同事件的管理用途。在多個行事曆情境之下,還可以自行決定一次僅檢視一個行事曆,或是多個行事曆合併顯示(圖25)。

圖25:行事曆管理。
圖25:行事曆管理。

建立一個新行事曆的設定頁面時,除了需要輸入行事曆名稱之外,還可以決定它要顯示在哪一個現有行事曆的節點之下,並且指定它的顏色,以便在多個行事曆合併顯示時可以清楚區分(圖26)。接下來讓我們來實際新增一個小組的會議事件。在「新建事件」的頁面中,首先可以設定會議的主題、內容、起訖時間、提醒功能、事件所在的行事曆、狀態以及優先等級。其中比較特別的是提醒功能可以設定多組(圖27)。在 RECURRENCE 頁面中,則可以決定是否要設定週期性會議,例如可以指定此會議每一個月的 5 號都要自動招開一次,而且沒有結束的日期(圖28)。

圖26:建立新行事曆。
圖26:建立新行事曆。

 

圖27:新增會議事件。
圖27:新增會議事件。

 

圖28:週期性事件設定。
圖28:週期性事件設定。

在 PARTICIPANTS 頁面中,便可以開始加入所有與會者,並且可以決定每一個與會者是必要還是可選擇性地參加。此外也可以額外輸入要給與會者查看的額外訊息。進一步若想要知道每一位與會者的空閒時間,可以點選 FIND AVAILABILITY(圖29)。在 FIND AVAILABILITY 可以清楚看到每一位受邀者的空閒時間,若是您這個會議的發起人,最好能夠將其中的 Find availability within my working hours 選項也勾選(圖30)。在 RESOURCE 頁面中,則可以開始選擇需要預約的資源,這包括了常見的會議室、投影機以及公務車等等。當我們將資源選取進來時,便可以知道該資源是否已經被其他人給先行預約(圖31)。

圖29:設定與會者。
圖29:設定與會者。

 

圖30:查閱與會者空閒狀態。
圖30:查閱與會者空閒狀態。

 

圖31:資源預約。
圖31:資源預約。

最後在 ATTACHMENTS 頁面中,則可以上傳會議中可能需要使用到的文件、相片檔案,讓所有與會者可以在會議招開之前先行閱讀,必須要注意的是在系統狀態下,每一個上傳的檔案不能夠超過 2MB。完成了會議事件的新增之後,相關受邀的與會者都將收到 Email 邀請函。至於在會議正式開始之前,如果發起者想要修改會議的內容,仍是可以在行事曆中來進行修改的。只要在該事件的預覽畫面之中,點選「編輯」按鈕即可。待完成修改之後,再自動通知所有與者更新的內容(圖32)。

圖32:編輯現行會議事件。
圖32:編輯現行會議事件。

會議事件更新後,一名與會者所收到的會議更新通知。這時候他可以選擇同意、暫定或拒絕等選項,然後再來點選對於現行事件的更新即可。如果不確定更新後的會議時間自己是否有空,只要點選 CHECK CALENDAR 來查看即可(圖33)。

圖33:會議更新通知。
圖33:會議更新通知。

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