殺手級開源 Groupware 方案 Kolab Groupware 實戰

私有雲端空間的應用

如今一個訊息協同合作平台,如果沒有提供雲端儲存空間,那恐怕已經難以滿足行動商務工作者的使用需求了,而且應當提供從個人到公用的雲端資料夾,讓使用者可以彈性運用在不同的情境之中。在前面的實戰講解中,我們已經示範過了在管理員主控台上,如何建立企業的雲端共用資料夾。接下來則是要來到用戶端的 Kolab 網站上,來完成雲端共用資料夾的連線存取。在信箱的「設定」選單之中,點選「管理資料夾」繼續(圖34)。

圖34:收件夾設定選單。
圖34:收件夾設定選單。

在「資料夾」清單頁面之中,除了可以看到個人信箱下的所有資料夾之外,也可以看到在伺服器上已授權給我們存取的資料夾,您可以決定哪一些要顯示在信箱的頁面之中。在此我們特別勾選了 Microsoft 與 VMware 兩個雲端資料夾(圖35)。接著再次回到信箱的首頁中,便可從「電子郵件」選單之中,點選開啟 Files 繼續(圖36)。來到專屬個人檔案資料夾的管理頁面中,便可以開始來進行檔案的上傳、下載、檢視或是建立的操作。當您對於某些資料夾有檔案上傳的權限時,相對的 Upload 圖示才能夠點選(圖37)。

圖35:管理資料夾。
圖35:管理資料夾。

 

圖36:信箱選單功能。
圖36:信箱選單功能。

 

圖37:資料夾存取。
圖37:資料夾存取。

我們可建立一個線上檔案的設定畫面,目前僅支援 ODF 格式的文件以及純文字檔、HTML 文件檔。選取類型後可以點選 CREATE AND EDIT,來直接進行線上的文字編輯(圖38)。若是直接使用檔案上傳功能,則可以選擇各種類型的檔案,來完成批次的上傳作業,例如可以將公事上常用的Office文件,分類儲存在雲端資料夾之中,等到未來撰寫 Email 需要它時,再像如圖 39 所示一樣直接把它們選取成附件檔案即可(圖39)。從上一步驟的 FROM CLOUD 按鈕點選後,所開啟的雲端資料夾範例,您只要在選取多個要成為附件的檔案之後,在點選左下角的 ATTACH SELECTED 按鈕即可完成附加動作(圖40)。

圖38:新增檔案。
圖38:新增檔案。

 

圖39:新 Email 設定。
圖39:新 Email 設定。

 

圖40:選擇雲端資料夾檔案。
圖40:選擇雲端資料夾檔案。

收件者會收到一封帶有雲端共用檔案的 Email 訊息。最棒的是無論此封郵件的收件者有多少人,他們共同下載或線上檢視的附件檔案皆是共同一份,而不會像傳統的 Email 一樣,在處理上得複製成多份檔案,久而久之容易造成網路流量與儲存空間的相關控管問題(圖41)。

圖41:附件檔案下載。
圖41:附件檔案下載。

個人信箱進階設定

在 Kolab 內建所提供的用戶網站之中,不見得每一項系統的預設值,都符合不同使用者的操作習慣,在這種情況之下 IT 單位就應該教育使用者,如何來正確配置出符合自己需要的 Kolab 用戶網站。首先請在主頁面的右上角「電子郵件」選單之中點選設定。接著將開啟「設定」頁面,在此可以先在「伺服器設定」的頁面中,來決定幾項常見的郵件管理習慣,例如在登出時是否要清空垃圾桶,或者是否要直接刪除垃圾郵件中的郵件等等(圖42)。在「特殊資料夾」頁面中,除了可以決定資料夾顯示名稱與實際資料夾的對應關係之外,更重要的是可以決定對於那一些已經封存的 Email,要採用哪一種檔案的切割方式,以避免單一封存檔案大小過大的問題(圖43)。在「撰寫郵件」頁面中,必較重要的部分是您可以設定自動儲存草稿的間隔時間,以避免撰寫中的 Email 內容因故流失。接著可以決定是否要永久索取讀取回條,如此就可以不必在每一封郵件寄出之前進行設定了,進一步則可以在此設定 Email 的簽名檔(圖44)。

圖42:伺服器設定。
圖42:伺服器設定。

 

圖43:特殊資料夾設定。
圖43:特殊資料夾設定。

 

圖44:撰寫郵件設定。
圖44:撰寫郵件設定。

最後在「信箱顯示」頁面中,可以決定是否要顯示 Email 預覽窗格,以及是否要在預覽時便自動將該訊息顯示為已讀取。而對於同一封 Email 往返的所有相關郵件,是否要直接顯示所有郵件串,完全是根據個人的習慣來決定,以筆者來說選擇設定為「只展開未讀訊息」肯定是比較理想的。至於在新郵件的通知方式上,筆者則建議全都選項都勾選,點選「儲存」(圖45)。

圖45:信箱顯示設定。
圖45:信箱顯示設定。

Kolab 的最佳行動 App

K-9 Mail 的行動 App 是目前 Kolab 所最強力推薦的,因為它不僅支援 IMAP 與 POP3 的安全連線登入,在多國語言的界面設計上也相當友善,而且也支援了排程自動推送 (Push Mail) 的功能,您還可以在同時連線多個 Kolab 共用信箱的情境之下,直接從單一收件夾之中讀取到所有信箱的最新郵件。

結論

若是我們從 Kolab Groupware 網站用戶界面與功能的友善設計,來比較 Microsoft Exchange 或 IBM Domino/Notes 等商業方案,我想 Kolab 早已經與它們旗鼓相當,甚至於在某些功能設計上,還超越了這一些商業解決方案。如今唯一美中不足的地方,就筆者看來主要是在伺服端的訊息控管能力,相較於 Microsoft Exchange 很顯然仍落後許多。因為 Exchange 加入了許多有關法規遵循 (Compliance) 以及資料外洩防護 (DLP) 的控管機制,讓現今許多相當重視資安管理以及個資法規的企業,可以直接運用在現行的 IT 網路環境之中,而不需要在大費周章地去尋求第三方的整合方案。換句話說或許負責 Kolab 計畫的開發團隊,可以實際去了解一下 Exchange 在這方面的設計,是否有機會也能夠在未來的版本發行之中,加入這一些引人入勝的功能設計。

作者簡介
顧武雄
koo
Microsoft MVP、MCITP 與 MCTS 認證專家、台灣微軟 Technet、TechEd、Webcast 特約資深顧問講師。專長於異質系統的整合應用。

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