【Linux & OSS Award 2017 回顧】最佳文件管理方案 Asta Document Server

市場需求

企業每天都需要處理大量紙張文件,除費時去尋找外,更需要租用空間保存。人事部需要人事檔案、請假流程和績效評核;財務部需要報銷、發票和採購單;行政部需要出差申請審批、往來文件;還有書信、大幅面的設計圖則、效果圖、施工圖、標書及電郵等傳統文件,不但體積大,而且難以保存,更無法作版本管理和有效共享。文件管理系統 (DMS) 可協助企業管理文件的整個生命週期,包括建立、修改、版本控制、審批程序、儲存、查詢等,大大降低文件的管理和儲存成本,更有效加速企業內部的協作。市場研究機構 MarketsandMarkets 預測到 2021 年,全球文件管理和企業協作系統市場,將由現時的 266.8 億美元,增長至 495.1 億美元,平均年增長率 (CAGR) 達 13.2%。

透過 QR 碼識別,文件可自動分類及儲存到指定文件夾。
透過 QR 碼識別,文件可自動分類及儲存到指定文件夾。

得獎方案

由 Asta Systems Limited 開發的多功能文件管理方案 Asta Document Server,是一個支援最新 HTML 5.0 的文件管理系統,其 Web 2.0 的操作界面,提供類似 Gmail 的標籤分類技術,並設有文件管理、郵件管理、傳真管理、中英文內文全文檢索、彈性欄位搜尋、MS Office 軟體整合等功能,同時可整合多個品牌的多功能網路掃瞄器和傳統掃瞄器,也可將掃瞄的文件直接傳送至指定資料夾 (Scan to Folder) 或直接發送到某個電子郵件地址 (Scan to email)。Asta Document Server 擁有自動文件分類及辨識模組,可自動把文件歸類並擷取檔案上的資料,並儲存於數碼索引系統上,大大減輕員工的工作量。

得獎原因

技術創新
1. 全自動紙本文件分類
文件掃瞄是辦公室無紙化的必經階段,如何將文件分類管理,才是文件管理系統的真正功能。Asta Document Server 可將文件分類資訊轉化成條碼,只要在要掃瞄的文件上加上印有該條碼的封面頁,掃瞄整疊文件後歸檔時,便可被自動儲存到指定位置。「例如要掃瞄一疊發票,只要在掃瞄前加上一張印有代表發票的條碼首頁,系統便會將掃瞄結果,直接儲存到發票專用的資料夾。系統還可以自動將已掃描的文件,同時電郵及傳送到指定帳戶與文件夾。如果掃瞄時無法加上封面頁,也可將條碼貼紙貼在文件上再掃瞄,也可達到同樣的效果。」Asta Systems Limited 技術總監 Dio Lam 說。系統可自動抽出文件中的識別資料,並與關鍵資訊整合,加快文件處理的速度。「以發票為例,系統可抽出發票編號,然後與客戶名稱或住址整合,會計系統在處理時便會更有效率。」

在線上直接編輯 MS Office 文件。

2. 完美權限控制及檢索
Asta Document Server 有多種文件權限控制 (Document Right Management) 設定,容許文件設定為只許線上瀏覽,不許列印或下載或截取屏幕,防止機密文件外洩。檢索方面,Asta Document Server 提供 Search Within Result 及 Search Within Folder 的全文檢索功能 (Full Text Search),令使用者可在搜尋結果中逐漸把範圍縮小,節省使用者時間,也可直接用關鍵字加上「+」、「AND」、「OR」,實施進階搜尋。搜尋結果會以高亮的顏色標示出關鍵字,並顯示該關鍵字在該文件中出現的次數及頁數,使用者不至於大量的資訊中迷失。新增文件時,用戶可自行加入屬性,日後利用該屬性尋找文件。對於發票、收據、報價單等常用文件,也可沿用系統預先定義屬性,以決定是否許可瀏覽、儲存及藉郵件發送。用戶可直接在瀏覽器修改 MS Office 文件,並儲存回文件管理伺服器,自動儲存為新版本。

3. 活用流動裝置優點
部署在雲端上的 Asta Document Server,可方便員工在任何地點辦公,選擇將系統部署在本地伺服器時,Asta Document Server 也支援兩個分區地點資料同步,尤其是中港兩地設置辦事處的公司,總公司伺服器可以跟分部辦事處伺服器的資料更新和同步,加快協作性和可用性。隨著 iPhone、iPad 和 Android 設備的普及,Asta Document Server 更提供針對這些平台上的專用 Apps,幫助使用者在智能電話和平板電腦上進行文件管理工作,令文件管理擴展至流動應用層面。「最簡單的應用莫過於在報銷費用的時候。傳統上要報銷費用,就要填入表格再附上收據正本。現在只要用手機為收據拍照再傳送,就完成了報銷費用的過程,上司也可利用手機作批核,大大加快文件流程。」Dio Lam 說。

商業效益
1. 以文件管理為中心的資訊系統
文件管理系統除了加快企業內部文件流動之外,也可將原來分散各處的資訊整合成工作流程。「例如電子郵件,很多企業都沒有把它們歸檔的習慣,Asta Document Server 令郵件可根據事前定義的關鍵字、郵件主題和發送對像等自動分類,除支援自建的郵件伺服器外,也支援 Gmail 等雲端郵件服務。Microsoft Outlook 專用插件,可把郵件直接儲存在文件管理系統。」Dio Lam 說。「這些資訊可被整合成討論串,配合文件批核功能,更可有效發布公告、進行任務管理及建立工作流程。我們其中一位客戶經營一系列的連鎖餐廳,從前採購各種材料都是用紙本文件,電子化後文件管理系統已經成為了業務骨幹的系統,加快了作出決策的速度。」

Asta Document Server 有完善的文件權限管理。
Asta Document Server 有完善的文件權限管理。

2. 配合中小企業業務運作模式
「 提起文件管理方案,很多人可能馬上會想到微軟的 SharePoint。SharePoint 很強大,但很多功能都是中小企業用不著的,而且授權計算方式複雜,如果在 SharePoint 中做了相當的客製化,日後要遷移到雲端將會非常困難。」Dio Lam 說。「Asta Document Server 可部署在雲端,節省購買和維護伺服器硬體的成本,以 5 名用戶企業為例,只要支付 HK$1,000 月費馬上可以使用,符合中小企業的需要,更可付費追加硬碟空間。」不想雲端服務,也可改用安裝版本。Asta Document Server 採用 Java 語言開發,可在 Linux、Mac OS X 和 Windows 上安裝。不但是部署方式和價格,都可靈活配合中小企業業務運作。

3. 符合國際法規要求
Asta Document Server 可在文件建立連結和加入圖層,可像在普通紙張上加上注釋、底線、圓圈,亦可為文件加入 Draft、Copy、Sample 等水印。權限設置、密碼保護、IP 及硬體位址限制,都為文件安全提供有力支援,符合 ISO 及 21 CFR Part 11 的文件要求。「21 CFR Part 11 即美國聯邦法規 21 章第 11 條,是美國食品及藥物管理局制定的標準,要求使電子記錄無法竄改、造假或輕易複製。」Dio Lam 說。Asta Document Server 可配合不同系統和模組,其應用程式接口 (API),可讓供應商及客戶,為文件加入產品生命週期管理 (PLM)、專案管理、企業資源管理、會計、人事等系統的各式文件檔案中。

專用 Apps 可幫助使用者在智能電話和平板電腦上管理文件。
專用 Apps 可幫助使用者在智能電話和平板電腦上管理文件。

客戶評價

至於會計師樓、律師事務及保險公司等客戶主要集中在租金昂貴的商業中心區,存放文件的成本甚高,文件電子化帶來的效用將更加明顯。貿易公司方面,由於報關、單據等紙張文件甚多,以從事出入口業務、只有十數名員工的客戶為例, 採 用 Asta Document Server 後,可減少接近八成的成本。其客戶包括多個超過 500 名員工的政府機構,大學 , 醫院、製造業和會計師樓。客戶使用 Asta Document Server 來管理辦公文件,確保文件安全,每天都會不斷更新內部資訊流,使得日常行政工作效率更高。

Asta Systems Ltd.
網址:http://www.astasys.com
電話:+852 2528 2568
電子郵件:info@astasys.com

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