【Linux & OSS Award 2018 回顧】最佳數位辦公室方案 Asta Digital Workplace

2018-06-132018-06-18 Editor 0 Comments

市場需求

為了符合法律要求及配合營運，現代企業往往有需要把大量數據，儲存在不同的實體和虚擬空間。每當要尋找相關資料時，便要在郵箱、共享資料夾或是 USB 隨身碟内搜索，確實費神又費時。數位辦公室方案可有效地簡化工作流程，優化文件管理程序，讓身處不同地點工作的夥伴能協力工作。市場研究機構 MarketsandMarkets 預測到 2022 年，全球企業協作系統市場市值，將由 2017 年的 374.8 億美元，增長至 749.6 億美元，平均年增長率（CAGR) 達 14.9%。

Asta Digital Workplace 支援最新 HTML 5.0 並應用 Responsive Web 的操作界面。

得獎方案

由 Asta Systems Limited 開發的多功能數位辦公室方案 Asta Digital Workplace，整合了文件管理 ‘電郵管理、即時訊息、文件審批、電子表單於一個平台，令員工可以隨時隨地工作，增加工作效率。Asta Digital Workplace 是一個支援最新 HTML 5.0 的數位辦公室方案，其 Responsive Web 的操作界面，提供類似 Gmail 的標籤分類技術，並設有文件管理、郵件管理、傳真管理、中英文内文全文檢索、彈性欄位搜尋、MS Office 軟體整合等功能，同時可整合多個品牌的多功能影印機（MFP)，也可將掃瞄的文件直接傳送至指定資料夾（Scan to Folder)，或直接發送到某個電子郵件地址（Scan to Email）Asta Digital Workplace 擁有自動文件分類及辨識模組，可自動把文件歸類並擷取檔案上的資料，並儲存於數碼索引系統上，大大減輕員工的工作量。

得獎原因

技術創新

1. 配合流動辦公室需求
香港是全球租金最昂貴的地區之一，文件管理系統可降低企業存放文件的固定成本，但卻無法徹底解決辦公室租金過高的問題。「租金高昂令多人共用辦公桌、甚至分散不同地點辦公的情況更為普遍，部署在雲端上的 Asta Digital Workplace 可提供 Web 或 Mobile 專用界面，可方便員工隨時隨地都可辦公。選擇將系統部署在本地伺服器時，Asta Digital Workplace 也支援兩個分區地點資料同步，方便中港兩地設置辦事處的公司。」Asta Systems Limited 技術總監 Dio Lam 說。「Asta Digital Workplace 採用 Java 語言開發，可在Linux、MacOS X 和 Windows 上安裝，並提供雲端服務，員工在不同環境下，都能得心應手地工作。」

2. 與 MFP 整合及一鍵 OCR
Asta Digital Workplace 掃瞄的多功能影印機（MFP)在掃瞄紙本文件時，可同時將文件分類，只要在要掃瞄的文件上加上印有該條碼的封面頁，掃瞄整疊文件後歸檔時，便可被自動儲存或傳送至指定位置。「如果掃瞄時無法加上封面頁，也可將條碼貼紙貼在文件上再掃瞄，也可達到同樣的效果。一鍵 OCR 可即時辨識出文件中的字元，支援多國語言，方便日後檢索之用。」Dio Lam 說。

3. 多媒體/CAD/圖紙/PDF 多格式管理
線上文件預覽：除了管理文件外，還支援多媒體數碼資產的儲存及管理。您可以直接在系統中預覽圖片，播放視頻及音頻。支援的才各式包括 gif、jpg、png、bmp、psd、ai、tif、mp3、wav、wma、flv、mpg、avi、wmv、mp4 等。CAD 圖紙管理：為了滿足工程建築、房地產等行業的需求，系統已支援 AutoCAD、MS Project、MS Visio 等多種文件格式的在線預覽和管理，減少等待預覽及審核圖紙的時間。

4. 保護公司機密
Asta Digital Workplace 有多種文件權限控制（Document Right Management）設定，容許文件設定為只許線上瀏覽，不許列印或下載或截取屏幕，防止機密文件外洩。當員工透過 Asta Digital Workplace 瀏覽文件時，文件將以水印形式，顯示員工姓名、IP 位址和文件存取時間等資訊，亦可防止員工啟用手機的截圖功能竊取公司機密。萬一有員工將文件外洩，管理層也可以追蹤外洩來源，對違規員工可起一定程度的阻嚇作用。「Asta Digital Workplace 在權限設置、密碼保護、IP 及硬體位址限制，都為文件安全提供有力支援，符合 ISO 及美國聯邦法規 21 章第 11 條中，要求使電子記錄無法竄改、造假或輕易複製的文件要求。」Dio Lam 說。

商業效益

1. 靈活的電子表單和工作流程管理
要徹底滿足流動辦公室的需要，就必須活用人人身邊幾乎必有一台的手機或平板電腦。隨著 iPhone、iPad 和 Android 設備的普及，Asta Digital Workplace 更提供針對這些平台上的專用 Apps，幫助使用者在智能電話和平板電腦上進行文件管理工作，令文件管理擴展至流動應用層面。「最簡單的應用莫過於在報銷費用的時候。傳統上要報銷費用，就要填入表格再附上收據正本。現在只要用手機為收據拍照再傳送，就完成了報銷費用的過程，上司也可利用手機作批核，大大加快文件流程。」Dio Lam 說。另外員工在瀏覽文件時，可在文件建立連結和加入圖層，像在普通紙張上加上注釋、底線、圓圏，亦可為文件加入 Draft、Copy、Sample 等水印。此等資訊可形成覆篕層（Layer) 覆篕在原有文件上，員工既不需要改變在紙上加筆的工作習慣，亦不會破壞文件原有的格式。

2. 強大文件檢索功能
檢索方面，Asta Digital Workplace 提供 Search Within Result 及 Search Within Folder 的全文檢索功能（Full Text Search)，令使用者可在搜尋結果中逐漸把範圍縮小，節省使用者時間，也可直接用關鍵字加上「+」，「AND」，「OR」，實施進階搜尋。搜尋結果會以高亮的顏色標示出關鍵字，並顯示該關鍵字在該文件中出現的次數及頁數|使用者不至於在大量的資訊中迷失。新增文件時，用戶可自行加入屬性，日後利用該屬性尋找文件。對於發票、收據、報價單等常用文件，也可沿用系統預先定義屬性，以決定是否許可瀏覽、儲存及藉郵件發送。用戶可直接在瀏覽器修改 MS Office 文件，並儲存回文件管理伺服器，自動儲存為新版本。不但是部署方式和價格，都可靈活配合中小企業業務運作。

3. 配合企業電郵管理無限擴充
文件管理系統除了加快企業内部文件流動之外，也可將原來分散各處的資訊整合成工作流程。例如電子郵件，很多企業都沒有把它們歸檔的習慣，Asta Digital Workplace 令郵件可根據事前定義的關鍵字、郵件主題和發送對象等自動分類，除支援自建的郵件伺服器外，也支援 Gmail 等雲端郵件服務。Microsoft Outlook 專用插件，可把郵件直接儲存在文件管理系統。」Dio Lam 說。「這些資訊可被整合成討論串，配合文件批核功能，更可有效發布公告、進行任務管理及建立工作流程。」Asta Digital Workplace 可配合不同系統和模組，其應用程式接口（API)，可讓供應商及客戶，為文件加入產品生命週期管理（PLM)、專案管理、企業資源管理、會計、人事等系統的各式文件檔案中。

客戶評價

「提起文件管理方案，很多人可能馬上會想到微軟的 SharePoint。SharePoint 很強大，但很多功能都是中小企業用不著的，而且授權計算方式複雜，如果在 SharePoint 中做了相當的客製化，日後要遷移到雲端將會非常困難。」Dio Lam 說。「Asta Digital Workplace 可部署在雲端，節省購買和維護伺服器硬體的成本，以 5 名用戶企業為例，只要支付 HK$1,000 月費馬上可以使用，符合中小企業的需要，更可付費追加硬碟空間。」不想雲端服務，也可改用安裝版本。以從事出入口業務、只有十數名員工的客戶為例，採用 Asta Digital Workplace 後，可減少接近八成的成本。其客戶包括多個超過 500 名員工的政府機構，大學、醫院、製造業、律師樓和會計師樓。客戶使用 Asta Digital Workplace 來管理辦公文件，確保文件安全，每天都會不斷更新内部資訊流，使日常行政工作效率更高。