【Linux & OSS Award 2018 回顧】最佳人力資源管理方案 Zebra eHR 人力資源系統
市場需求
根攄最新市場數字，人力資源管理軟件市場將於 2020 年達到 92 億美元，複合成長率為 2.4%，其中處理計薪、考勤、員工福利管理的軟件佔最大市場份額，另一方面人才管理，包括招聘、培訓、員工表現管理、領袖/繼承人管理也驅動市場發展，而隨著越來越多企業開始採用 SaaS 端軟件服務，也加快市場的升級轉型。
得獎方案
施伯樂 Zebra Strategic Outsource Solution Limited 是香港知名的人力資源外判服務公司，在提供服務期間，洞悉到企業需要利用軟件將人力資源管理工作自動化及無紙化，於是自主研發了施伯樂 eHR 方案，包括人力資源資料系統 eHRIS、網上申請及管理假期工具 eLeave、網上管理支薪表 ePayroll、網上查閱糧單工具 ePayslip、網上管理税務資料 eTax、網上工時管理系統 eTMS。以及提供網上員工開支申報的 eClaim。
得獎原因
技術創新
1. 協助客戶升級雲端服務
很多客戶現行的人力資源管理系統已經運行了 5至10年，架構仍是採用上一代的單機，或客戶端及伺服器模式，未必支援現代的 Web-based 雲端操作如網上請假，工時及超時工時計算等功能。加上越來越多員工使用移動裝置辦公，人力資源部門面對系統升級的要求。Zebra eHR 採用現代化的 SaaS 雲端模式操作，員工可使用瀏覽器來存取人力資源管理系統，例如利用 eLeave 網上請假、ePayroll 計算工時及薪資等，也可在網上查看 ePayslip 收據、透過 eTax 報税、以及利用 eClaim 申報醫療、小額現金請款和超時工資。自助式的人力資源服務，紿予員工及人力資源主管不少便利。部分跨國公司較少在香港和中國設置人力資源經理一職，通過施伯樂的 eHR 雲端方案，即使總部人員身處千里之外，仍能即時獲取公司數據，令公司的中國及香港分部的人力資源數據更加透明。
2. 全面採用開源技術
Zebra eHR 人力資源系統在背後運用的都是 Linux 等開源技術，不但令技術出現世代交替時更容易更新，也可有效地提高系統的穩定性。「最近在中國的數據中心因為要進行升級，我們在檢查時才發現 Linux 伺服器原來三年以來從來沒有重新啟動過。」施伯樂技術總監 Vic 表示。相對於某些作業系統經常需要重新啟動，Linux 可為客戶提供更穩定的服務。「加上雲端架構和服務如 Docker、Amazon AWS 甚至 Microsoft Azure，背後採用的都是 Linux，要將傳統伺服器架構升級到雲端，過程幾乎可以無痛地完成，這正是我們在技術方面總是領先同行的原因。」
3. 活用手機開發新功能
Zebra eHR 可讓客戶可在手機上登入他們的網頁，讓員工可以在 eLeave 上申請或批准請假。連鎖式零售業店舖數目多，員工流動性大，在處理考勤方面面對很大難度，時間管理模組 eTMS 可以與指定的考勤機整合，透過無線網絡，記錄員工的上下班、輪班及加班時間，再按照規定計算時薪，然後上載至雲端，再經由 API 整合至 Zebra eHR。「員工可透過手機掃瞄二維碼打卡，收集來自手機的 GPS 數據判斷員工打卡的地理位置，有效杜絕代替別人打卡的漏洞，更可節省購買考勤機的開支。」Vic 說。「有時員工可能是自發性加時，申請時經理可選擇會否批准，方便針對不同員工的加時情況而計算工資，也避免了不必要的爭論。」
4. 靈活的假期計算
Zebra eHR 員工申請管理假期系統 eLeave，是一個雲端的應用程式，能讓員工登入到網路，管理自己的假期申請。系統會幫助員工計算他們已申請多少次數，更新他們的最新情況達到自助式的假期申請，同時經理可以批准下屬的假期申請，監察下屬的假期申請情況。管理員可設定假期形式，例如每年可申請的日數，或是每次的長度，或是按員工服務年期製定。Zebra 的系統有報告紿客戶，以作日後調查之用。「特別是在中國大陸，每個省份都會因應實際需要調整假期，例如最近廣東某些省份，就將假期前後調動把黃金周加長至十天。Zebra eHR 可讓客戶自行調整公眾假期，如果公司有特定的時間表，系統會也自動更新。」Vic說。
商業效益
1. 易於整合其他技術
Zebra eHR 使用開源技術的另一好處，是更容易整合其他技術。目前大部分的中國企業，都擁有自家製的人力資源管理系統，而且已經使用了一段時間。因此他們需要的，不一定是一套全新的人力資源系統，反而是一套能配合原有糸統運用的方案。「以要在香港開設辦事處的中國企業為例，中港員工的計算薪酬方式會因應會計概念、習俗和法律而不同，但相關數據卻必須與原有的 ERP 等系統整合，方便計算生產成本。」Vic說。「開源技術因為使用業界公認的技術標準，讓我們可開發出功能強大、穩定性強的應用程式界面（API)，與其他人力資源系統整合，配合客戶日後發展，並有利於鞏固與客戶之間的長期合作。」
2. 全自動化節省人手
Zebra eHR 用於計算工時及薪資的 ePayroll 模組，除可以扣除假期的薪資和再計算時薪外，人力資源部門主管可以即時查看每名員工的時薪，是否符合法定最低工資。若未能達到，僱主需向員工繳付差額，而有關的税單及強積金供款也會自動作出修訂。方程式設定功能，容許客戶自訂時薪計算方程式及報表製作樣板以加快部署。「企業往往有其他瑣碎款項要處理，例如補貼、報銷、即時處理款項、自動轉賬、報税等等，ePayroll 均可同時兼顧，員工也可在網上看到 ePayroll 收據。」Vic說。「強積金或報税都有不同時間，Zebra 在系統中有時間表，計算款項全自動化。」
3. 簡化零售行業編更工作
對於零售行業，客戶呼叫中心及物業管理公司，他們最大的難題是員工需要輪流值班，部分公司可能有 10 種不同上班時間，以一家有 50 至 100 名員工的企業為例，以往需要 1 名員工花費 1 星期時間進行人手編更，而且過程十分複雜，容易出錯，但使用 eTMS 模組後，可以設定工時政策，處理人手編更工作所需的時間可以縮短至 2 日。按現行勞工法例，不論長工、散工或兼職工，只要為僱主連續工作 4 星期，每星期不少於 18 小時，便受僱傭條例保障，因此每位僱主都需要準確了解員工的上班時間，紿予其法定假期及休息時間，以免觸犯法例。
4. 符合中港兩地法例
以往人力資源管理部門的主要工作只是處理出糧，但隨著香港的強積金計劃、僱傭條例以及法定最低工資條例通過，有關部門的工作量便開始大增。使用 Zebra eHR 人力資源管理系統正可減輕他們的工作壓力，同時可以滿足香港法例。不少港資企業在内地設有生產廠房及銷售辦事處，eHR 可以 100% 滿足不同中國省市的最低工資和社保要求。「大陸在 2017 年起修改法例，規定處理社會保障和公積金的機構，不可以同時處理出糧。Zebra eHR 可徹底分離相關操作，因此受到不少客戶歡迎。」Vic 說。方案也加入了用戶級別保安控制，令不同地區省市的人力資源部門只能觀看其地區範圍的資料，解決員工薪資私隱問題。由於使用雲端部署模式，企業可以使用單一系統處理全國的人力資源管理工作，大大降低部署及管理成本。
客戶評價
根攄客戶的實施經驗，使用 Zebra eHR 後一般可節省 20% 至 25% 人力資源管理工作，員工查詢假期的時間可減少 70% 以上。如一併採用施伯樂人力資源外判服務，可進一步減省 50% 人力資源管理工作。Zebra eHR 的客戶包括金融銀行機構、保險機構、上市公司、中小企業、非政府組織、時裝公司、奢侈品公司、教育機構等等。「我們在中國華南地區的客戶，一般都是一些擁有 500 至 600 名員工的企業。近年一些中國民營企業開始來香港成立辦事處，準備拓展國際市場，他們也可以借助我們的專業人力資源管理服務。而施伯樂的上市地位及長期客戶服務經驗，也大大加強新客戶對我們的信心。」Vic 說。
Zebra Strategic Outsource Solution Limited
網址：http://www.zebragroup.com
電話：+852 2116 8130
