【Linux & OSS Award 2018 回顧】最佳數位辦公室方案 Asta Digital Workplace

市場需求

為了符合法律要求及配合營運,現代企業往往有需要把大量數據,儲存在不同的實體和虚擬空間。每當要尋找相關資料時,便要在郵箱、共享資料夾或是 USB 隨身碟内搜索,確實費神又費時。數位辦公室方案可有效地簡化工作流程,優化文件管理程序,讓身處不同地點工作的夥伴能協力工作。市場研究機構 MarketsandMarkets 預測到 2022 年,全球企業協作系統市場市值,將由 2017 年的 374.8 億美元,增長至 749.6 億美元,平均年增長率(CAGR) 達 14.9%。

得獎方案

由 Asta Systems Limited 開發的多功能數位辦公室方案 Asta Digital Workplace,整合了文件管理 ‘電郵管理、即時訊息、文件審批、電子表單於一個平台,令員工可以隨時隨地工作,增加工作效率。Asta Digital Workplace 是一個支援最新 HTML 5.0 的數位辦公室方案,其 Responsive Web 的操作界面,提供類似 Gmail 的標籤分類技術,並設有文件管理、郵件管理、傳真管理、中英文内文全文檢索、彈性欄位搜尋、MS Office 軟體整合等功能,同時可整合多個品牌的多功能影印機(MFP),也可將掃瞄的文件直接傳送至指定資料夾(Scan to Folder),或直接發送到某個電子郵件地址(Scan to Email)Asta Digital Workplace 擁有自動文件分類及辨識模組,可自動把文件歸類並擷取檔案上的資料,並儲存於數碼索引系統上,大大減輕員工的工作量。

得獎原因

技術創新

1. 配合流動辦公室需求
香港是全球租金最昂貴的地區之一,文件管理系統可降低企業存放文件的固定成本,但卻無法徹底解決辦公室租金過高的問題。「租金高昂令多人共用辦公桌、甚至分散不同地點辦公的情況更為普遍,部署在雲端上的 Asta Digital Workplace 可提供 Web 或 Mobile 專用界面,可方便員工隨時隨地都可辦公。選擇將系統部署在本地伺服器時,Asta Digital Workplace 也支援兩個分區地點資料同步,方便中港兩地設置辦事處的公司。」Asta Systems Limited 技術總監 Dio Lam 說。「Asta Digital Workplace 採用 Java 語言開發,可在Linux、MacOS X 和 Windows 上安裝,並提供雲端服務,員工在不同環境下,都能得心應手地工作。」

2. 與 MFP 整合及一鍵 OCR
Asta Digital Workplace 掃瞄的多功能影印機(MFP)在掃瞄紙本文件時,可同時將文件分類,只要在要掃瞄的文件上加上印有該條碼的封面頁,掃瞄整疊文件後歸檔時,便可被自動儲存或傳送至指定位置。「如果掃瞄時無法加上封面頁,也可將條碼貼紙貼在文件上再掃瞄,也可達到同樣的效果。一鍵 OCR 可即時辨識出文件中的字元,支援多國語言,方便日後檢索之用。」Dio Lam 說。

與 MFP 整合及一鍵 OCR。
與 MFP 整合及一鍵 OCR。

3. 多媒體/CAD/圖紙/PDF 多格式管理
線上文件預覽:除了管理文件外,還支援多媒體數碼資產的儲存及管理。您可以直接在系統中預覽圖片,播放視頻及音頻。支援的才各式包括 gif、jpg、png、bmp、psd、ai、tif、mp3、wav、wma、flv、mpg、avi、wmv、mp4 等。CAD 圖紙管理:為了滿足工程建築、房地產等行業的需求,系統已支援 AutoCAD、MS Project、MS Visio 等多種文件格式的在線預覽和管理,減少等待預覽及審核圖紙的時間。

4. 保護公司機密
Asta Digital Workplace 有多種文件權限控制(Document Right Management)設定,容許文件設定為只許線上瀏覽,不許列印或下載或截取屏幕,防止機密文件外洩。當員工透過 Asta Digital Workplace 瀏覽文件時,文件將以水印形式,顯示員工姓名、IP 位址和文件存取時間等資訊,亦可防止員工啟用手機的截圖功能竊取公司機密。萬一有員工將文件外洩,管理層也可以追蹤外洩來源,對違規員工可起一定程度的阻嚇作用。「Asta Digital Workplace 在權限設置、密碼保護、IP 及硬體位址限制,都為文件安全提供有力支援,符合 ISO 及美國聯邦法規 21 章第 11 條中,要求使電子記錄無法竄改、造假或輕易複製的文件要求。」Dio Lam 說。

在文件中顯示動態水印,防止機密文件外洩。
在文件中顯示動態水印,防止機密文件外洩。

商業效益

1. 靈活的電子表單和工作流程管理
要徹底滿足流動辦公室的需要,就必須活用人人身邊幾乎必有一台的手機或平板電腦。隨著 iPhone、iPad 和 Android 設備的普及,Asta Digital Workplace 更提供針對這些平台上的專用 Apps,幫助使用者在智能電話和平板電腦上進行文件管理工作,令文件管理擴展至流動應用層面。「最簡單的應用莫過於在報銷費用的時候。傳統上要報銷費用,就要填入表格再附上收據正本。現在只要用手機為收據拍照再傳送,就完成了報銷費用的過程,上司也可利用手機作批核,大大加快文件流程。」Dio Lam 說。另外員工在瀏覽文件時,可在文件建立連結和加入圖層,像在普通紙張上加上注釋、底線、圓圏,亦可為文件加入 Draft、Copy、Sample 等水印。此等資訊可形成覆篕層(Layer) 覆篕在原有文件上,員工既不需要改變在紙上加筆的工作習慣,亦不會破壞文件原有的格式。

2. 強大文件檢索功能
檢索方面,Asta Digital Workplace 提供 Search Within Result 及 Search Within Folder 的全文檢索功能(Full Text Search),令使用者可在搜尋結果中逐漸把範圍縮小,節省使用者時間,也可直接用關鍵字加上「+」,「AND」,「OR」,實施進階搜尋。搜尋結果會以高亮的顏色標示出關鍵字,並顯示該關鍵字在該文件中出現的次數及頁數|使用者不至於在大量的資訊中迷失。新增文件時,用戶可自行加入屬性,日後利用該屬性尋找文件。對於發票、收據、報價單等常用文件,也可沿用系統預先定義屬性,以決定是否許可瀏覽、儲存及藉郵件發送。用戶可直接在瀏覽器修改 MS Office 文件,並儲存回文件管理伺服器,自動儲存為新版本。不但是部署方式和價格,都可靈活配合中小企業業務運作。

3. 配合企業電郵管理無限擴充
文件管理系統除了加快企業内部文件流動之外,也可將原來分散各處的資訊整合成工作流程。例如電子郵件,很多企業都沒有把它們歸檔的習慣,Asta Digital Workplace 令郵件可根據事前定義的關鍵字、郵件主題和發送對象等自動分類,除支援自建的郵件伺服器外,也支援 Gmail 等雲端郵件服務。Microsoft Outlook 專用插件,可把郵件直接儲存在文件管理系統。」Dio Lam 說。「這些資訊可被整合成討論串,配合文件批核功能,更可有效發布公告、進行任務管理及建立工作流程。」Asta Digital Workplace 可配合不同系統和模組,其應用程式接口(API),可讓供應商及客戶,為文件加入產品生命週期管理(PLM)、專案管理、企業資源管理、會計、人事等系統的各式文件檔案中。

Asta Digital Workplace 有完善的文件權限管理
Asta Digital Workplace 有完善的文件權限管理

客戶評價

「提起文件管理方案,很多人可能馬上會想到微軟的 SharePoint。SharePoint 很強大,但很多功能都是中小企業用不著的,而且授權計算方式複雜,如果在 SharePoint 中做了相當的客製化,日後要遷移到雲端將會非常困難。」Dio Lam 說。「Asta Digital Workplace 可部署在雲端,節省購買和維護伺服器硬體的成本,以 5 名用戶企業為例,只要支付 HK$1,000 月費馬上可以使用,符合中小企業的需要,更可付費追加硬碟空間。」不想雲端服務,也可改用安裝版本。以從事出入口業務、只有十數名員工的客戶為例,採用 Asta Digital Workplace 後,可減少接近八成的成本。其客戶包括多個超過 500 名員工的政府機構,大學、醫院、製造業、律師樓和會計師樓。客戶使用 Asta Digital Workplace 來管理辦公文件,確保文件安全,每天都會不斷更新内部資訊流,使日常行政工作效率更高。

 

專用 Apps 可幫助使用者在智能電話和平板電腦上管理文件。
專用 Apps 可幫助使用者在智能電話和平板電腦上管理文件。

Asta Systems Ltd.

網址:http://www.astasys.com
電話:+852 2528 2568
電子郵件:info@astasys.com

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