【Linux & OSS Award 2018 回顧】最佳人力資源管理方案 Zebra eHR 人力資源系統

市場需求

根攄最新市場數字,人力資源管理軟件市場將於 2020 年達到 92 億美元,複合成長率為 2.4%,其中處理計薪、考勤、員工福利管理的軟件佔最大市場份額,另一方面人才管理,包括招聘、培訓、員工表現管理、領袖/繼承人管理也驅動市場發展,而隨著越來越多企業開始採用 SaaS 端軟件服務,也加快市場的升級轉型。

得獎方案

施伯樂 Zebra Strategic Outsource Solution Limited 是香港知名的人力資源外判服務公司,在提供服務期間,洞悉到企業需要利用軟件將人力資源管理工作自動化及無紙化,於是自主研發了施伯樂 eHR 方案,包括人力資源資料系統 eHRIS、網上申請及管理假期工具 eLeave、網上管理支薪表 ePayroll、網上查閱糧單工具 ePayslip、網上管理税務資料 eTax、網上工時管理系統 eTMS。以及提供網上員工開支申報的 eClaim。

得獎原因

技術創新
1. 協助客戶升級雲端服務
很多客戶現行的人力資源管理系統已經運行了 5至10年,架構仍是採用上一代的單機,或客戶端及伺服器模式,未必支援現代的 Web-based 雲端操作如網上請假,工時及超時工時計算等功能。加上越來越多員工使用移動裝置辦公,人力資源部門面對系統升級的要求。Zebra eHR 採用現代化的 SaaS 雲端模式操作,員工可使用瀏覽器來存取人力資源管理系統,例如利用 eLeave 網上請假、ePayroll 計算工時及薪資等,也可在網上查看 ePayslip 收據、透過 eTax 報税、以及利用 eClaim 申報醫療、小額現金請款和超時工資。自助式的人力資源服務,紿予員工及人力資源主管不少便利。部分跨國公司較少在香港和中國設置人力資源經理一職,通過施伯樂的 eHR 雲端方案,即使總部人員身處千里之外,仍能即時獲取公司數據,令公司的中國及香港分部的人力資源數據更加透明。

在網上查看 ePayslip 收據。
在網上查看 ePayslip 收據。

2. 全面採用開源技術
Zebra eHR 人力資源系統在背後運用的都是 Linux 等開源技術,不但令技術出現世代交替時更容易更新,也可有效地提高系統的穩定性。「最近在中國的數據中心因為要進行升級,我們在檢查時才發現 Linux 伺服器原來三年以來從來沒有重新啟動過。」施伯樂技術總監 Vic 表示。相對於某些作業系統經常需要重新啟動,Linux 可為客戶提供更穩定的服務。「加上雲端架構和服務如 Docker、Amazon AWS 甚至 Microsoft Azure,背後採用的都是 Linux,要將傳統伺服器架構升級到雲端,過程幾乎可以無痛地完成,這正是我們在技術方面總是領先同行的原因。」

3. 活用手機開發新功能
Zebra eHR 可讓客戶可在手機上登入他們的網頁,讓員工可以在 eLeave 上申請或批准請假。連鎖式零售業店舖數目多,員工流動性大,在處理考勤方面面對很大難度,時間管理模組 eTMS 可以與指定的考勤機整合,透過無線網絡,記錄員工的上下班、輪班及加班時間,再按照規定計算時薪,然後上載至雲端,再經由 API 整合至 Zebra eHR。「員工可透過手機掃瞄二維碼打卡,收集來自手機的 GPS 數據判斷員工打卡的地理位置,有效杜絕代替別人打卡的漏洞,更可節省購買考勤機的開支。」Vic 說。「有時員工可能是自發性加時,申請時經理可選擇會否批准,方便針對不同員工的加時情況而計算工資,也避免了不必要的爭論。」

4. 靈活的假期計算
Zebra eHR 員工申請管理假期系統 eLeave,是一個雲端的應用程式,能讓員工登入到網路,管理自己的假期申請。系統會幫助員工計算他們已申請多少次數,更新他們的最新情況達到自助式的假期申請,同時經理可以批准下屬的假期申請,監察下屬的假期申請情況。管理員可設定假期形式,例如每年可申請的日數,或是每次的長度,或是按員工服務年期製定。Zebra 的系統有報告紿客戶,以作日後調查之用。「特別是在中國大陸,每個省份都會因應實際需要調整假期,例如最近廣東某些省份,就將假期前後調動把黃金周加長至十天。Zebra eHR 可讓客戶自行調整公眾假期,如果公司有特定的時間表,系統會也自動更新。」Vic說。

員工可以在 eLeave 上申請或批准請假。
員工可以在 eLeave 上申請或批准請假。

商業效益
1. 易於整合其他技術
Zebra eHR 使用開源技術的另一好處,是更容易整合其他技術。目前大部分的中國企業,都擁有自家製的人力資源管理系統,而且已經使用了一段時間。因此他們需要的,不一定是一套全新的人力資源系統,反而是一套能配合原有糸統運用的方案。「以要在香港開設辦事處的中國企業為例,中港員工的計算薪酬方式會因應會計概念、習俗和法律而不同,但相關數據卻必須與原有的 ERP 等系統整合,方便計算生產成本。」Vic說。「開源技術因為使用業界公認的技術標準,讓我們可開發出功能強大、穩定性強的應用程式界面(API),與其他人力資源系統整合,配合客戶日後發展,並有利於鞏固與客戶之間的長期合作。」

2. 全自動化節省人手
Zebra eHR 用於計算工時及薪資的 ePayroll 模組,除可以扣除假期的薪資和再計算時薪外,人力資源部門主管可以即時查看每名員工的時薪,是否符合法定最低工資。若未能達到,僱主需向員工繳付差額,而有關的税單及強積金供款也會自動作出修訂。方程式設定功能,容許客戶自訂時薪計算方程式及報表製作樣板以加快部署。「企業往往有其他瑣碎款項要處理,例如補貼、報銷、即時處理款項、自動轉賬、報税等等,ePayroll 均可同時兼顧,員工也可在網上看到 ePayroll 收據。」Vic說。「強積金或報税都有不同時間,Zebra 在系統中有時間表,計算款項全自動化。」

3. 簡化零售行業編更工作
對於零售行業,客戶呼叫中心及物業管理公司,他們最大的難題是員工需要輪流值班,部分公司可能有 10 種不同上班時間,以一家有 50 至 100 名員工的企業為例,以往需要 1 名員工花費 1 星期時間進行人手編更,而且過程十分複雜,容易出錯,但使用 eTMS 模組後,可以設定工時政策,處理人手編更工作所需的時間可以縮短至 2 日。按現行勞工法例,不論長工、散工或兼職工,只要為僱主連續工作 4 星期,每星期不少於 18 小時,便受僱傭條例保障,因此每位僱主都需要準確了解員工的上班時間,紿予其法定假期及休息時間,以免觸犯法例。

4. 符合中港兩地法例
以往人力資源管理部門的主要工作只是處理出糧,但隨著香港的強積金計劃、僱傭條例以及法定最低工資條例通過,有關部門的工作量便開始大增。使用 Zebra eHR 人力資源管理系統正可減輕他們的工作壓力,同時可以滿足香港法例。不少港資企業在内地設有生產廠房及銷售辦事處,eHR 可以 100% 滿足不同中國省市的最低工資和社保要求。「大陸在 2017 年起修改法例,規定處理社會保障和公積金的機構,不可以同時處理出糧。Zebra eHR 可徹底分離相關操作,因此受到不少客戶歡迎。」Vic 說。方案也加入了用戶級別保安控制,令不同地區省市的人力資源部門只能觀看其地區範圍的資料,解決員工薪資私隱問題。由於使用雲端部署模式,企業可以使用單一系統處理全國的人力資源管理工作,大大降低部署及管理成本。

ePayroll 均可同時兼顧補貼、報銷、即時處理款項、自動轉賬和報稅。
ePayroll 均可同時兼顧補貼、報銷、即時處理款項、自動轉賬和報稅。

客戶評價

根攄客戶的實施經驗,使用 Zebra eHR 後一般可節省 20% 至 25% 人力資源管理工作,員工查詢假期的時間可減少 70% 以上。如一併採用施伯樂人力資源外判服務,可進一步減省 50% 人力資源管理工作。Zebra eHR 的客戶包括金融銀行機構、保險機構、上市公司、中小企業、非政府組織、時裝公司、奢侈品公司、教育機構等等。「我們在中國華南地區的客戶,一般都是一些擁有 500 至 600 名員工的企業。近年一些中國民營企業開始來香港成立辦事處,準備拓展國際市場,他們也可以借助我們的專業人力資源管理服務。而施伯樂的上市地位及長期客戶服務經驗,也大大加強新客戶對我們的信心。」Vic 說。

Zebra Strategic Outsource Solution Limited
網址:http://www.zebragroup.com
電話:+852 2116 8130

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