利用項目管理工具 助團隊完成任務

文/圖:Apple

每個人的工作習慣很不同,有些人要在有聲音的地方工作,有些人則需要在寧靜的環境工作,有些人要事事與人討論,有些人要自己天馬行空的去想。但若團隊要有好的生產力,管理人員總要知道事情的緩急輕重,把事情有秩序的安排完成,因為很多時候工作是要與人合作或配合的,如果要求別人的時間永遠與自己一致,是幾乎不可能的,因此要安排合理的時間,給員工或同事完成工作,這些都是管理人要做的事。

管理人員需要懂得分緩急輕重

要如何分事情的緩急輕重,已故的成功學大師史蒂芬•柯維(Stephen R. Covey)在《與時間有約》中提出「時間管理矩陣」。 基本上「時間管理矩陣」就是把事件分為「緊急」、「不緊急」、「重要」、「不重要」,他的理論是如果管理者能夠學懂如何分「緊急」及「重要」,如何管理及安排事件的進行便會輕省得多。

根據他的說法,「緊急」的事情是指期限內完成的工作,而「重要」的工作不一定緊急,而這個矩陣因此會引申出4大緩急的事情,分別是:「緊急又重要」、「緊急而不重要」、「不緊急但重要」、「不緊急亦不重要」。最難分的通常就是「緊急又重要」和「緊急而不重要」。史蒂芬•柯維指出「緊急而不重要」是與一些長期規劃有關的事,要自己主動去做。他亦指出有些工作本來是「不緊急但重要」,結果卻因一拖再拖而變成「緊急又重要」,不斷在追趕截止日期。

以上的習慣是要練習的,人不會一下子懂得如何分辨,不過在分配工作的過程中自然會有機會讓我們去思考,而今時今日的一些項目管理的平台或軟體便可以助我們一把。以下分享的項目管理平台主要以免費版本為主,也會輔以收費版功能在內以說明。

項目管理的軟體/平台有的很像以前的日程表,每週計劃表,也有些是用清單的形式顯示出來,以優先次序來劃分。

Producteev

Producteev是一個以「Network」為基礎的清單類項目管理工具,每個「Network」內可以加入無限個項目。這工具本身己為用戶設置可以在每個項目標示工作進度,優先次序,期限。每個項目可以由發起人決定是否分享與「Network」內的聯絡人,還是建立私人項目,只與個別人士共用。發起人更可以標記誰負責該項目,用戶亦可自行選擇追蹤個別項目,是否接收更新提示或電郵。但它不支援一對一的對話視窗,只容許有關用戶在項目的留言板上留言。另外,與其他市面上同類工具不同,它沒有擴充元件可加入,相反,開發人員可以利用它的API,在自家的工具中加入Producteev,使用戶可以在另一個應用中使用。

Producteev 的使用界面
Producteev 的使用界面
Producteev
https://www.producteev.com/

平台: 網頁、iOS、Android、Mac OS
收費: 有免費及付費
多人協作: 可以,沒有人數限制
其他備註: 免費與付費的分別就只在客製化服務及可使用的平台有不同,但基本上免費版本已足夠小型團隊使用

Trello

Trello 是採用的是卡片式的管理方式,將用戶的每一個專案或是任務用卡片式的樣式表現出來。每一個項目,用戶可以建立一個獨立的板(Board),在板內設計合用的欄位,例如可以用清單方式排列,便寫上「待辦」、「正在跟進」、「已完成」等等的欄位,若喜歡用分類的方式列表,也可以自行人手改寫欄位的項目。然後在欄位上建立相應的卡片。卡片的內容由用戶自己設計,每張卡片可以附加圖片、貼圖、優先次序及標籤。由於Trello 也是容許團隊分享使用,因此用戶可以選擇把個別的卡片或板分享給團隊的其他人。

Trello 的使用界面
Trello 的使用界面
Trello
https://trello.com//

平台: 網頁、iOS、Android
收費: 有免費及付費選項
多人協作: 可以,且沒有人數限制
其他備註: 可加入與Trello 合作的擴充元件,使用上更方便,例如Dropbox,Asana,GitHub等。

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