利用項目管理工具 助團隊完成任務

MeisterTask

MeisterTask是由知名MindMap 軟體MindMeister的開發商開發的免費項目管理線上工具。MeisterTask的用法與Trello 很相似,都是用卡片式的來安排不同的卡片配置。它的關鍵特色是,它擁有一個長期存在,列出所有「今日任務」與「焦點任務」的通知欄。另外MeisterTask 都很漂亮,界面可以用優美來形容。最特別的一定是能與 MindMeister 一起使用。在 MindMeister 畫出任務構想後,可以連結MindMap,到 MeisterTask上的某個項目。然後,用戶更可把項目拖曳到MindMap中的任務到指定成員頭像上,等於把任務指派給他。當該團隊有關的成員開啟 MeisterTask 的項目,就能在進度列表中看到MindMap上指派的任務。

MeisterTask 的使用界面
MeisterTask 的使用界面
MeisterTask
https://www.meistertask.com

平台: 網頁、iOS、Android、Windows、MacOS
收費: 有免費及付費選項
多人協作: 可以,且沒有人數限制
其他備註: 可使用MindMeister 的MindMap,亦可融合其他擴充元件使用。

Freedcamp

Freedcamp 是著名軟體 Basecamp 的對手,但同樣好用。Freedcamp 擁有清單及時程表,用戶可在平台上載文件,在專屬的討論區討論事項,用戶可以設定與每位共同協作者的權限,用戶亦可看到工作是否已經開展或結束。用戶可設定每個任務的優次,讓協作者知道不同項目的各個程序的緊急緩次。

平台基本上是免費的,有收費之處在於用戶可能需用到的擴充元件。這些可加入的不同擴充元件,用戶可用以輔助工作流程,例如製作發票 (invoice),時間追蹤 (Time Tracking),簡易的客戶關係管理設置(CRM)及用於產品研發項目的問題管理流程 (Issue Tracker) 等等。

Freedcamp 的使用界面
Freedcamp 的使用界面
Freedcamp
https://freedcamp.com

平台: 網頁、iOS
收費: 免費及付費
多人協作: 可以,且沒有人數限制
其他備註: 可加入不同的擴充元件,以輔助工作流程,例如製作發票,時間追蹤,簡易的客戶關係管理設置及用於產品研發項目的問題管理流程等等,有些擴充元件是需要付費。

以上介紹只是幾款比較突出的工具,還有些近期冒起,比較適合多人團隊或大型企業使用的跨平台管理工具,例如Facebook Workplace,利用Facebook 最擅長的建立社區,為大型企業建立溝通平台,讓部門之間可以有緊密的聯繫。而另一個也很突出的是為Slack。Slack 同樣被認為是團隊溝通平台,可以區分對話群組、搜尋對話內容,Slack 能夠根據一整個團隊裡每一個專案需求開設不同公開頻道、或建立少數人的不同私密討論區,或是一對一的傳遞訊息、檔案、圖片與任何資料,Slack 的搜尋、過濾與回顧歷史訊息的功能更強於一般的通訊軟體。

近年 Slack 是迅速冒起的項目管理軟體
近年 Slack 是迅速冒起的項目管理軟體

對於項目管理,有三大要素要注意的,就是離不開控制時間、預算及質量。時間控制上這些工具可以讓管理人員看到每位員工在項目上工作的時數,例如時間追蹤元件,而當然,每一個項目會有限期,也要安排在限期內因應不同的情況,為每個任務設下可合理的工作時長。預算也是一樣,每一個團隊,或中小型企業在每個項目上都只有指定的預算,管理工具可以某程度上讓管理人員對預算的運用一覽無遺,每名自由工作者的工作時數,或開支表等等。最後就是質量,質量是讓客戶對公司建立信心的重要渠道,質量良好,客戶會重投懷抱,甚至幫忙宣傳一下,若無法保持質量,恐怕會容易的轉向別的公司,找尋其他的合作。

作為管理人員的讀者,大家有需要的話可以試用以上的平台或軟體,但畢竟這些平台始終是工具,作為管理者的我們要懂得如何將項目分成可完成的任務,把任務分配給相關的員工,為任務定可預計達成的日期限期以及為任務定下優先要完成的次序。如果不能,其他的協作者,或同事,或員工恐怕要完成項目仍然會相當艱難。當然要完成一個項目並不會一帆風順,團隊總是要協調,有調動,但當領導的目標明確,其他人亦對目標有一致而清晰的理解時,要更快駛到同一目的地會更輕鬆,時間更短。

作者簡介
Apple
傳播學系畢業,緊貼新媒體(社交媒體、網路、串流等)的趨勢及應用,對任何新媒介都感到好奇。

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。