Ricoh 嶄新影像技術整合文件管理方案 推動中小企工作間自動化

上世紀 80 年代辦公室自動化的興起,很多文件開始被電子化。但由於管理不完善及員工流失,令檔案搜尋變得非常困難。今時今日要管理電子文件,必須有一套標準去維護,以免文件被意外地修改或刪除,這正是文件管理方案 (DMS) 最重要的工作。因此,Ricoh 於智能操作面板「Smart Operation Panel」(SOP) 率先開放 Android 平台予 Asta Systems Limited 開發,通過提高連繫 (Connectivity)、傳遞 (Communication) 及協作 (Collaboration),創造工作間科技的無限可能,為工作間日常工作流程定下革命性一步,實現「Empowering
Digital Workplaces」理念,燃亮智能工作間。

電腦科技的普及發展,使人們可建立、修改、管理並刪除自己的電子文件,這在家裡自然是平常事,倘若發生在一個機構內卻是非常嚴重的問題。現時香港的機構及政府部門,各人雖有自己的工作台,可利用電腦處理收發電子文件,但卻不一定有一套標準去維護它們。DMS 不但可建立管理文件的機制,而且可確保企業能隨時找得到需要的文件。

市場需求

DMS 已經出現了一段時間,市面上同類方案眾多,企業應如何選擇適合他們的 DMS ?「一套真正能在日常業務環境下使用的 DMS,至少應具備文件儲存、登入登出系統、多用戶同時編輯功能、檔案存取認證機制、文件搜尋、版本控制、標籤管理、審計追蹤和追加注釋功能。」Asta Systems Limited 技術總監林萬麒表示。「硬件的配合和本地支援亦很重要,故選擇方案時,最好選擇一些有本地服務經驗,和有能力提供軟硬件一站式支援的方案供應商。」

方案特色

由 Asta Systems Limited 開發的 ASTA 多功能 DMS,支援最新 HTML 5.0,設有文件管理、郵件管理、傳真管理、中英文內文全文檢索、彈性欄位搜尋、MS Office 整合等功能,同時可整合數碼多功能文件處理系統(MFP), 透過 Ricoh SOP,掃瞄的文件可直接傳送至指定資料夾。Ricoh 市場及業務拓展部總監莊禮基表示:「Ricoh 最新的 SOP 推出多項應用程式,旨在提高工作效率及工作間和諧度,實現『Empowering Digital Workplaces』理念。」

完善的檢索機制

文件儲存與檢索能力,是任何文件管理系統都需要的。這些需求可以是事務性的、研究性的、甚至是法律性的。健全的 DMS 應可從大量業務文件中找出特定文件,ASTA 多功能 DMS 擁有自動文件分類及辨識模組,可自動把文件歸類並擷取檔案上的資料,並儲存於數碼索引系統上,方便日後進行搜尋。ASTA 多功能 DMS 可將文件分類資訊轉化成條碼,只要在要掃瞄的文件上加上印有該條碼的封面頁,掃瞄整疊文件後歸檔時,便可被自動儲存到指定位置。全文檢索功能令使用者可在搜尋結果中逐漸把範圍縮小,也可直接用關鍵字加上「+」、「AND」、「OR」作進階搜尋。

透過 QR 碼識別,文件可自動分類及儲存到指定文件夾。
透過 QR 碼識別,文件可自動分類及儲存到指定文件夾。

加強文件安全性

文件管理必須滿足許多不同的需求。文件可以包含商業機密和其他機密數據,如產品配方或僱員的個人資訊。如果未經授權的人進入文件庫找到這些文件,就會導致商業損害或法律損失。ASTA 多功能 DMS 有多種文件權限控制設定,容許文件設定為只許線上瀏覽,不許列印或下載或截取屏幕,防止機密文件外洩。文件還需要從火災和洪水等災難中得到保護,ASTA 多功能 DMS 採用雲端架構,即使災難發生,也能在最短時間內將檔案還原。

符合國際法規

ASTA 多功能 DMS 可在文件建立連結和加入圖層,可像在普通紙張上加上注釋、底線、圓圈,亦可為文件加入 Draft、Copy、Sample 等水印。權限設置、密碼保護、IP 及硬體位址限制,都為文件安全提供有力支援,符合 ISO 及 21 CFR Part 11 的文件要求。「21 CFR Part 11 即美國聯邦法規 21 章第 11 條, 是美國食品及藥物管理局制定的標準,要求使電子記錄無法竄改、造假或輕易複製。」林萬麒說。ASTA 多功能 DMS 可配合不同系統和模組,其應用程式接口 (API), 可讓供應商及客戶,為文件加入產品生命週期管理(PLM)、專案管理、企業資源管理、會計、人事等系統的各式文件檔案中。

方案成效

首次將文件電子化,企業在享受文件電子化帶來的好處前,往往要投入大量臨時的人力物力。Ricoh 藉其先進的 MFP 掃瞄功能,中小企業可以容易地將電子化文件和其他文件匯入 DMS。Ricoh 還提供諮詢服務或外判掃瞄服務,幫助企業實現文件電子化。

大幅降低營運成本

於一般文件處理過程,紙張、油墨、文件夾、檔案櫃、檔案人員等都是必須的,要是引進 DMS,企業在營運成本和效率上將會有所改善。「DMS 有助企業減省較大體積的文件及存放空間。雖然在電子系統中也需要用到電腦、儲存媒體和系統人員,但這些費用長遠也可降低。電子化能為企業改善業務流程和加強競爭力。」莊禮基說。

流動裝置如手提電話及平板電腦的兼容性,配合預載的一系列 Android Apps 及 Widgets,提高效率之餘,更將打印系統化身工作間不可或缺的新型聯網裝置。
流動裝置如手提電話及平板電腦的兼容性,配合預載的一系列 Android Apps 及 Widgets,提高效率之餘,更將打印系統化身工作間不可或缺的新型聯網裝置。

改善工作流程

業務流程通常涉及不同單位之間的文件傳送,例如公司會送出文件給第三方、部門之間的文件傳送,以及公司內部個人和個人之間的文件傳送,而且各人有著不同的角色(如文件建立、審閱、批准和分發),各部門之間在過程中參與不同的操作。隨著 iPhone、iPad 和 Android 設備的普及,ASTA 多功能 DMS 更提供針對這些平台上的專用 Apps,幫助使用者在智能電話和平板電腦上進行文件管理工作,令文件傳送時更快捷更有效率。

電子郵件自動歸檔

除了紙本文件外,電子郵件的管理也是令許多企業頭痛的問題。「很多企業都沒有把電子郵件歸檔的習慣,ASTA 多功能 DMS 令郵件可根據事前定義的關鍵字、郵件主題和發送對象等自動分類,除支援自建的郵件伺服器外,也支援 Gmail 等雲端郵件服務。Microsoft Outlook 專用插件,可把郵件直接儲存在 DMS。」林萬麒說。「這些資訊可被整合成討論串,配合文件批核功能,更可有效發布公告、進行任務管理及建立工作流程。」

方案特色

  1. 自動文件分類及辨識模組,可自動把文件歸類,方便日後搜尋。
  2. 多種文件權限控制設定,防止機密文件外洩。
  3. 為文件安全提供有力支援,符合國際法規。
方案成效

  1. 節省紙張文件成本,及存放文件的空間成本。
  2. 文件傳送時更快捷更有效率,改善工作流程。
  3. 電子郵件可根據事前定義的關鍵字、郵件主題和發送對象等自動歸檔。
Ricoh Hong Kong Limited
網址:http://www.ricoh.com.hk
電話:+852 2833 1111
電子郵件:marketing@ricoh.com.hk

 

Asta Systems Ltd.
網址:http://www.astasys.com
電話:+852 2528 2568
電子郵件:info@astasys.com

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